1.5次会 を開催！遠方 ゲスト への配慮は大丈夫？
1.5次会を計画した際にどうしても考えなくてはならない事項に、1.5次会の参加者に遠方からのゲストがいた場合の配慮があります。
まずは遠方と言う範囲をどの程度で設定するべきなのか？と言う部分から二人で整理していきましょう。遠方と言っても感じ方やニュアンスで遠方の距離感は変わります。
まずは一般的な1.5次会の遠方と呼ばれる距離感について理解しておきましょう。1.5次会を開催する場所へ来る際に新幹線や飛行機を利用する場合。これは間違いなく遠方からの参加者になります。次に特急列車でくる距離ですね。
特急列車に乗る距離とはどんな地域になるのでしょうか？
例えば、東京で1.5次会を開催するとします。大阪や名古屋などは間違いなく遠方と言うカテゴリになります。東北方面であれば仙台や福島、郡山なども遠方でしょう。
特急列車の距離は甲府、沼津、宇都宮、水戸、高崎などです。確かに新幹線も利用する距離ではありますがそこまで遠くもありません。
では、この地域は遠方としないのか？難しいですね。一般的な考え方ではやはり遠方のゲストとして扱います。
1.5次会を東京で開催した場合の遠方ではない方とは首都圏の方々になります。神奈川、埼玉、千葉あたりの方々ですね。
遠方からのゲストへの気遣いとは具体的にどうしたらよいのでしょうか？
まずはお車代を出す事になります。お車代とは交通費の事ですね。ゲストが自宅から1.5次会の会場までくる交通費をお車代としていますが、例えば家から駅までのバス代や東京都内での移動費まで含まなくても良いと思います。
お車代の定義はこれ！と決まりがある訳ではありません。一般的にはお車代とは往復の交通費または片道分とされている事が多いです。
例えば、お車代を計算する時に格安チケットを利用したり早朝プランなど限定的な内容はエチケット違反とされています。お車代は無理なく来れる正規ルートでの交通費の計算です。新幹線であれば最寄りの駅から東京駅や品川。横浜付近の開催なら新横浜など1.5次会開催の最寄り駅までの自由席のチケットになります。グリーン車などグレードを上げる必要はありません。お車代は最もスタンダードな費用を計算した内容で大丈夫でしょう。
また、お車代にはいくつかの考え方はあると思いますが、新幹線や飛行機など主要都市同士を繋ぐ部分だけの交通費で良いとは思います。
ただしお車代には例外もあります。例えば、遠方からの出席者がいつもお世話なっている主賓の場合にはお車代の手配にもグリーン車や駅からのタクシーなど気を使って招待する必要もあります。
また、遠方ゲストが宿泊を要する場合には宿泊の手配も必要になります。気心の知れたお友達ならビジネスホテルなどのご予約で良いとは思います。1.5次会の会場の近くご予約するか帰りの事も考えて新幹線駅などの近くに宿泊の手配をしましょう。
主要都市のビジネスホテルなどは以外とすぐに埋まってしまいます。近くでイベントなどが発生するとすぐに満室になります。
遠方からのゲストが宿泊する場合には宿泊施設の手配も早目に行っておく必要があります。
このように遠方から1.5次会にゲストを招待する際には色々と配慮が必要ですね。
わからなら疑問点は早目に対応した方が絶対に良いです。また秋口の1.5次会では人気シーズンなだけに会場の手配は早目に行っていきましょう。連休最終日などの場合にはお車代のチケット手配については早目に行う必要があります。連休最終日は満席の可能性もあります。
色々と気遣いしないといけません。とにかく早目に会費ウエディングスタイルへご相談下さい。早目の対応こそがよいパーティー作りのスタートになります。
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