1.5次会 準備｜スケジュールの段取りを説明！
1.5次会 のスムーズな準備、スケジュールの段取りを説明！
1.5次会を選択する理由
1.5次会 を選ぶカップルが増えています。
- 家族とは会食や海外ウェディングをしているので結婚式には、職場の上司、同僚、友人にもお披露目をしたい。
- 披露宴と二次会をしたいけれどゲストの費用負担を考えると心苦しい。
- 「ご祝儀制」か「会費制」を選べるから
- 親族は招待しないけれど二次会よりもフォーマルに演出したい。
ゲストにとっても自分たちにも負担にならずに、自由にパーティをしたいと考えるカップルにメリットの多い1.5次会が注目されています。
具体的にはどんな準備をしてスケジュールどんな段取りをすれば良いか
開催をする事ができるのかまとめてみました。
準備①｜1年～半年前
- やりたいことリスト
これだけは譲れない！こんなことをしてみたいという演出等をリストアップしてみましょう。
- ゲストのリストアップ
会場が決定する前までは招待したいゲストをできるだけピックアップしてみましょう。
最大に招待する場合の人数、最小で招待する場合の人数、
1.5次会 会場の規模に合わせてどこまで招待するのかを検討しておけば
お二人でイメージする1.5次会 からズレが少なくなります。
また、実際に1.5次会 会場でお見積が人数によってどの位左右されるのかがわかります。
準備②｜半年前～４カ月前
- 会場や1,5次会をプロデュースしている会社探し
会場によっては1.5次会を行っていないところもあります。
プロデュース会社に相談をしてお二人のご希望を伝えてみましょう。
会場探しは人気のシーズンで検討しているな1.5次会 でも早めにスタートする事をお勧めします。
自分たちで会場選びが難しい場合はプロデュース会社を選んでみてはどうでしょうか。
1.5次会 会費ウェディングスタイルではお二人のご希望をじっくりヒアリングして予算や人数に合わせて会場探しからお手伝い致します。
準備③1.5次会スタイルの検討
会場や招待するゲストに合わせて検討していきます。
準備④1.5次会 の予算をご検討
自分たちでどのくらいまで負担をするかを検討しておきます。
1.5次会 とはいっても披露宴に近いスタイルで開催すればその分自己負担も大きくなってきます。
負担する金額はできるだけ抑えたい等、予めお二人で相談しておくと良いでしょう。
準備⑤｜5か月前～４カ月前
- 会場の決定
- 衣装のフィッティング
準備⑥｜4か月前～２ヶ月前
- プランナーとの打合せ開始
- 招待リストの名簿作成
- パーティコンセプトの決定
- 会費・ご祝儀制のご検討
準備⑦｜3ヵ月前～２ヶ月前
- 招待状の作成
- 全体のタイムスケジュールの検討
- 料理・ドリンクの決定
- 進行に沿ったＢＧＭの選曲
- 受付・乾杯・祝辞・余興等ゲストに依頼
- 会場コーディネートのご検討
- 席次レイアウト仮作成
準備⑧｜2か月前
- 招待状のご発送
- 会場装花・ブーケのご検討
- ギフトの検討
準備⑨｜1か月前
- 衣装の最終サイズ確認
- 手作り品・各自お手配品などリストアップ
- 招待状返信期日
- 席次レイアウトのご決定
- 会場装花・ブーケ決定
- 司会者とタイムスケジュール最終調整
- BGMの決定
会場が決まって1.5次会の準備に入ります。
どんなタイミングで何を準備していけばよいでしょうか。
予めやりたいこと、人数を考えて会場を決めた後、
本格的にプランナー準備が始まるのは1.5次会の3～4か月前からになります。
ではその間、どんな事を進めておけば良いかを紹介します。
◇招待リストの決定
◇会費・ご祝儀制のご検討
お二人のイメージした会場が決まると6か月前までにご準備していた招待するゲストやパーティースタイルも決まってきます。
会場の規模、料理の内容等も会費制・ご祝儀制にも影響してきます。
決定した会場の料理やプロデュース会社に依頼した場合は含まれているパックプランの予算に合わせて会費・ご祝儀制の検討をすると良いでしょう。
会場の規模が大きければ最大人数で検討していたゲストを招待できますし。
実際に招待する人の優先順位も決めておくと段取りがスムーズになります。
人数によってパーティースタイルに変化が考えられますので、予算やテーマをもう一度検討して決定するのが良いでしょう。
◇衣装のフィッティング
1.5次会は、海外ウェディングや親族・家族だけの会食会のアフターパーティとして
開催されることが多くあります。
衣装を2回もレンタルするのはもったいないので購入してしまう新郎新婦もいらっしゃるかと思います。
また、よりシンプルに自由に動き回りたい。自分たちだけ特別感を出したくないなどの理由からご自前でフォーマル衣装を購入する方もいらっしゃいます。
衣装はウェディングのドレスショップでレンタルしようと思っている方は
この時期にご来店しましょう。
ここまでご準備が進むといよいよ本格的に打合せが始まります。
4か月前～のスケジュールのポイントを説明します。
◇プランナーとの打合せ開始
これまでご紹介したような4か月～スケジュールに沿ってプランナーが段取りをしながら進めていきます。
実際にどんな準備をするかは何となくわかるけど、いつまでにできれば良いのかまでは知らない事もあると思います。
打合せの回数は会場によって異なりますが、衣装やヘアメイクリハーサル、ご試食等を外せば通常2～4回くらい行います。
早めのスタートが希望や、仕事上の繁忙期のタイミング等伝えておけばお二人のスケジュールに沿って打合せの日程調整をしてくれるでしょう。
◇招待リストの名簿作成
招待するゲストは親御様や親族を含むのか、友人中心であるかなど全体の人数と関係性も明記してリストを作成していきます。
お世話になった方へ感謝の気持ちやおもてなし、結婚の誓いや報告等お二人のパーティコンセプトに沿ってご招待する人も決まってくるかと思います。
一般的にはプランナーとの初回の打合せのタイミングで招待状についてのご説明をするケースが多くあります。
招待リストが決まっていると、招待状をどのようなスタイルで作成するかもスムーズになるでしょう。
招待状の作成方法は主に2種。
- ペーパーで郵送する招待状
- Webを使った招待状
1.5次会 会費ウェディングスタイルでは断然ペーパーでの招待状をお勧めしています。
その理由はこちら→1.5次会でも招待状は書面で出します
1.5次会 だから、少人数だから等の理由から招待状は送らなくても良いのでは？と思われる方もいますが、1.5次会 だからこそ招待状をしっかり送る事が重要です。
コロナ禍でもあり、事前に主催者側からの思いを伝える事が出来ますし、丁寧で大切な思いも伝わります。
招待状を手作りするか、1.5次会 会場で用意するかも決めていただくタイミングとなります。どちらを選んでも作成上、招待状封入・発送の注意点がありますので実際に進めていくにはプランナーに相談してからが良いでしょう。
早めに準備されたい場合は初回の打合せ前に相談してみても良いですね。
少しでも早く準備がスタートすれば気持ちのゆとりもできます。
また、補足ですが、招待リストを決定するタイミングに合わせて1.5次会 会場の配席表、レイアウト表ももらっておきましょう。
- テーブルがいくつ用意できるのか
- 1テーブルに何名迄配席可能か
- コロナ禍でパーテーション等の用意が必要なのか
- 最大何テーブル用意できるか
- スクリーンやメインテーブルの見づらい席はどこになるのか
等配席表やレイアウトがわかると1テーブルに同じグループの友人が入りきらなかったり、思ったよりももっと多く招待できる等が見えてきます。
参考にしてみてください。
1.5次会 の結婚式は、早ければ1年前からの会場探し～4か月前から打合せ等スケジュールが本格的にスタートします。
反面、生活環境の変化などでお急ぎ婚でも対応がしやすい1.5次会 でもあるので直近で2か月後に開催も可能です。
1.5次会に興味を持ったり、準備に不安を感じたら、ぜひ1.5次会 会費ウェディングスタイル迄お問合せください。
結婚式、1.5次会、会費ウエディングスタイルへのお問い合わせはコチラ
モキチ結婚式 の詳細・無料相談はコチラから
監修者
『会費ウェディングスタイル』では、高品質で低単価をテーマに、料理・衣装・会場などにこだわった会費制ウェディングスタイルを提供しております。
楽しいはずの結婚式が金額が高すぎて悩む。金額が高すぎて出来ない・・・・。こんな思いをするお客様を一人でも無くしたいと考えております。
すべては「お客様にとってちょうどいい」とご満足頂くために。
