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1.5次会の準備はいつから?

1.5次会の準備はいつから?

1.5次会の準備はいつから始めるべきか?と言う質問を受ける事があります。1.5次会の準備はその1.5次会の内容などにもよるところはありますが、6カ月前~4カ月前あたりが準備のスタートとして多い時期だと思います。

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まずは会場を決める

4カ月前では遅い様な気もしますがフォーマルな1.5次会では4カ月前からホテルなどの会場予約が可能になります。その為、フォーマルな1.5次会をご希望の場合はこの時期に会場見学など合わせて動くと効率よく動ける事と思います。裏技としては会場見学だけ先にしておきながらある程度の時期だけ決めてしまう方法です。大安や友引は厳しいかもしれませんがある程度の日程を伝える事で次のステップがスムーズに進む事もあります。

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カジュアルな1.5次会の場合は逆に半年前など早目に動いた方が良いでしょう。なぜ半年前なのかと言うとカジュアルな1.5次会を開催する場合には1.5次会の開催会場はレストランやレンタルスペースなどになるケースが多いと思います。レンタルスペースやレストランの場合は予約の時期に規制はございません。大安でも友引でもお好きな日取りでスケジュールを組む事ができます。それだけに人気の日程で人気のお店は早い段階で予約が入ります。カジュアルで1.5次会をご予定している方は、まずは1.5次会のプロデュース会社で会場予約から初めていくと良いと思います。レストランやレンタルスペースにもウエディングプランが用意してありますが、1.5次会よりも高額な場合があります。色々と見てリーズナブルにパーティーを楽しみたいとおもった場合はやっぱり1.5次会プランがオススメです。

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二ヶ月前には招待状を出す

会場がある程度決まれば後は招待状を出していきます。1.5次会でも招待状は出した方が良いでしょう。招待状にするには理由があります。1.5次会などの会費制ウエディングの場合はゲストの人数で総額の予算が決まります。その為、ゲストの出欠により予算全体に影響が出てしまいます。最近ではラインだとかメールだとか便利なアイテムが沢山あります。手軽に使えてレスポンスも早く返答も気軽にできます。しかし、この手軽さに落とし穴があります。手軽に返答ができる便利なアイテムで1.5次会の出欠をとると手軽にキャンセルされてしまう可能性も高くなります。1.5次会の1週間前に急なキャンセルで10名以上が減ってしまったと言う事もあります。手軽に使えるアイテムも便利ですが招待状などを出して気軽とは言え、友達だけの飲み会の誘いではないて言う重みの演出も必要になります。

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進行の打合せをしよう!

会場の雰囲気や全体のイメージを固めたら細かく進行を決めていきます。この辺りはプランナーさんとしっかりと話し合いながら詰めていきましょう。1.5次会に限らずにイベント事とは段取り8割と言う言葉があります。打合せの内容で当日の8割が決まると言う意味合いですが、誰が言ったかわかりませんが言う通りだと思います。進行はしっかりと決めておかないと当日がバタバタになってしまったりダラダラと長いと感じる進行になってしまいます。やはり1.5次会は起承転結が大切です。しっかりと締めるシーンは締めて、皆んなで楽しむシーンはひたすら笑いながら過ごす!そしてラストシーンではしっかり感動させる事が大切です。ゲストを感動の渦に巻き込むわけです!おめでとう!と言いながら目から涙と言うシーンこそが結婚式の真髄です。進行は細かくしっかり決めるに越したことありません。

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名簿を作りましょう!

1.5次会でお二人にお願いする最大のお仕事は出欠をとるための名簿制作です。1.5次会などの会費で行う結婚式には必要不可欠な書類がこの名簿になります。私達1.5次会のスタッフはこの名簿を握りしめてゲストの出欠を確認させて頂いております。しっかりと招待状を出した1.5次会の場合は返信をあった方を名簿に記載しましょう。1.5次会の名簿の記載方法は基本的に新郎様側と新婦様側とで振り分けてつくります。更に振り分けたシート内で男性と女性に振り分けましょう。また名簿は、アイウエオ順にが好ましく漢字で記載する必要はありません。カタカナで記載して下さい。この名簿は受付で使用します。ゲストにお名前を言って頂き名簿でチェックし出欠の確認をとります。アイウエオ順にして頂く事で受付で名前を探す時間を短縮しスムーズに受付を行う事が可能になります。

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名簿の記載漏れに注意!

カジュアルな立食パーティーの1.5次会ならまだ良いのですがフォーマルな1.5次会を実施した場合などで名簿の記載漏れや席次に記載漏れがあってはなりません。ご招待したゲストの名前がないと言う事態だけは絶対にあってはなりません。私達スタッフも細心の注意は怠りませんが、誰を招待したのか?どうやって招待したか?の管理だけはお二人しかわかりませんので記載漏れには本当にご注意下さい!

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BGMも忘れずに!

1.5次会の進行まで決まれば後少しです。ここでちょっとした難関が出てきます。BGMの選曲です。普段から音楽がお好きな方々は問題無いのですが、あまり音楽を聞かない方々にとっては全くイメージ出来ないと言う方もいると思います。そんな時は自分の好きな曲をいくつか渡して後は1.5次会のプランナーさんへお任せしてしまうなどが良いと思います。入場曲やケーキ入刀などの目立つシーンだけ選ぶのも良いでしょう。

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もちろんこの他にもドレスを選んだり司会との打合せがあったりと色々とあります。ドレスだけでも先に選ぶ事もできます。会場が決まらなければ先に打合せが進まないと言う事はありません。早目に準備を進めたいお二人は早目にお申し込みを進めていくと良いと思います。準備からたのしんで進めるのも1.5次会の楽しみです。